Comment gérer les frais engagés avant la création de votre société ? 

Puis-je commencer à réaliser des actes pour le compte de ma société avant la création de celle-ci ?

Quelles dépenses peuvent être engagées pour le compte de la société en formation ?

Pour permettre le démarrage optimal de l’activité, certaines dépenses ne peuvent pas attendre l’immatriculation de l’entreprise. Ainsi vous avez très probablement confié les démarches suivantes à un professionnel : 

• Réaliser votre business plan 
• Rédiger les statuts de votre société
• Rechercher votre local au besoin, sinon votre société de domiciliation
• Déposer votre marque
• Créer votre site internet
• Etc., selon la nature de votre activité (commerciale, artisanale ou libérale)

Tant que les dépenses que vous engagez sont nécessaires au démarrage de votre activité, et qu'elles sont réalisées au maximum 6 mois avant l’immatriculation effective de votre société, elles peuvent effectivement faire l'objet d'un remboursement.

Puis-je légalement travailler sans numéro de SIRET ?

Au moment de son immatriculation, une entreprise se voit attribuer deux numéros :

• Le SIREN, numéro unique d’identification de l’entreprise 
• Le SIRET, numéro d’identification de chaque établissement

Le numéro de Siren étant inclus dans le numéro de Siret, on vous demandera bien plus souvent le SIRET de votre siège social. Il doit d'ailleurs apparaitre sur toutes les factures que vous émettez. C'est là que Domiciliation-enligne intervient : vous pouvez domiciler votre siège social au sein de notre socié de domiciliation.

Une adresse de domiciliation est impérative pour pouvoir immatriculer votre société. D'autre part, toute émission de facture sans numéro de SIRET est illégale. Il fait partie des nombreuses mentions obligatoires qui doivent apparaitrent sur vos factures.

À savoir que depuis le 1er janvier 2023, toutes les démarches de création d'entreprise s'effectuent en ligne, sur  le site internet du guichet des formalités des entreprises. Celui-ci remplace les anciens Centres de formalités des entreprises (CFE). 

Puis-je établir une facture avant la création de mon entreprise ?

L’émission d’une facture est obligatoire pour toutes les ventes aux professionnels. De même pour les ventes aux particuliers quand :

• Le montant est supérieur à 25 €
• La vente se fait à distance 
• Il s’agit d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA

Les factures doivent être émises au moment de la livraison du bien, ou de la réalisation de la prestation. 

Si vous êtes en attente de votre numéro de  SIRET, que vous avez bel et bien effectué les formalités d'immatriculation de votre entreprise en ligne sur le guichet unique, vous devez inscrire la mention " numéro SIRET en cours d'attribution " sur vos premières factures. Une fois le numéro Siret attribué, une facture rectificative pourra être émise.

Notre conseil : il est préférable d’attendre l’obtention de votre numéro de Siret pour établir vos factures. Les factures ont en effet une valeur juridique permettant d’exiger le paiement d’une somme.

Comment se faire rembourser les frais engagés pour la création de l’entreprise ?

La reprise des actes

Une procédure permet aux dirigeants de se faire rembourser les frais engagés pour la création de leur société : la reprise des actes.

Point important : pour chaque dépense, un justificatif doit être produit. La facture du fournisseur doit indiquer "société en formation" et permettre de l’identifier (dénomination sociale, adresse du siège social).

Le remboursement effectif intervient une fois que le capital social de la société est débloqué par la banque. Au niveau comptable, il apparaît au crédit du compte courant de l’associé qui a avancé les fonds nécessaires. 

Pour une entreprise individuelle, ce formalisme n’est pas nécessaire puisqu'il n'est pas fait de distinction entre l'entrepreneur individuel et son entreprise. Il est toutefois nécessaire là aussi de justifier des factures correspondantes. 

Les apports en nature

Lorsque les dépenses engagées par un associé avant la création de la société correspondent à du matériel ou à des biens, elles peuvent constituer un apport en nature. Dans ce cas, il n’y a pas de remboursement des dépenses engagées.

Pour rappel, les apports en nature sont l’un des trois types d’apport composant le capital social (numéraire, en nature, en industrie) et donnent droit à des parts sociales (SARL) ou à des actions (SAS).

Les entreprises individuelles ne sont pas concernées par cette possibilité.

À savoir que la nomination d’un commissaire aux apports est obligatoire si la valeur de chaque apport est supérieure à 30 000 € et/ou si la valeur totale des apports en nature excède la moitié du capital social.

Comment récupérer la TVA sur les achats effectués avant la création de l’entreprise ?

La TVA payée sur les achats effectués durant la période de formation de votre société peut être récupérée à condition de :

• Conserver les factures indiquant que la société est en formation
• Justifier de la reprise des actes dans un état annexé aux statuts, dans une clause spécifique des statuts ou bien dans le cadre d’une décision à la majorité des associés.

La société pourra alors intégrer la TVA déductible relative aux dépenses effectuées pendant la période de création dans sa première déclaration à l’administration fiscale.

Quels frais peut-on passer dans la comptabilité de la société ?

Peut-on réaliser un achat personnel sur le compte de l’entreprise ?

Pour un entrepreneur individuel, le compte de l’exploitant (compte 108) permet d’enregistrer les mouvements personnels : dépenses personnelles réglées avec le compte professionnel et vice-versa. 

Mais en société, le fonctionnement est différent. Techniquement, l’utilisation des moyens de paiement de l’entreprise à des fins personnelles constitue un abus de bien social.

La procédure de régularisation

Si une dépense à caractère personnel est effectuée par erreur (exemple : l’associé utilise sa carte professionnelle ou bien souhaite profiter d’un tarif préférentiel accordé à la société), une régularisation comptable est obligatoire. En effet, la TVA payée sur les achats personnels n’est pas déductible. 

Il faut pour cela comptabiliser l’opération dans le compte courant d’associé. Ainsi, la dépense ne sera pas enregistrée dans les charges de l’exercice.

L'essentiel à retenir

Les dirigeants peuvent se faire rembourser les dépenses engagées pour le compte de leur future entreprise, à condition qu'elles soient nécessaires au démarrage de l'activité, qu'elles aient lieu dans les 6 mois précédant l'immatriculation et que les factures mentionnent "société en cours de formation".

Domiciliation-enligne étant aussi un cabinet d'expertise comptable, nous avons conçu pour vous le pack Sérénité. Nos juristes, nos comptables et nos conseillers fiscaux mettent tout en œuvre pour faciliter votre quotidien d'entrepreneur ! Contactez-nous dès maintenant !