L'obligation comptable des entreprises : explications et conseils 

Tenir sa comptabilité : c'est quoi ?

C'est une obligation légale puisqu'elle relève du Code de commerce. Tout chef d'entreprise doit tenir sa comptabilité selon les principes fondamentaux suivants :

• La sincérité et la régularité : l’application de bonne foi des règles en vigueur
• L’image fidèle de l’entreprise : la comptabilité doit refléter la réalité du patrimoine et de la situation financière de l'entité
• L’indépendance des exercices : les opérations (ventes, achats) doivent être rattachées à l’exercice comptable auquel elles se rapportent.

Vous pouvez tenir votre comptabilité seul, armé d'un logiciel comptable ; ou la confier à un expert-comptable inscrit à l'Ordre des experts-comptables. La profession étant réglementée.

Attention ! Tenir une comptabilité inexacte ou fictive est passible d’une amende de 500 000 € et d’une peine d’emprisonnement de 5 ans.

Comptabilité des entreprises : règles, normes et obligations comptables

Toutes les entreprises ont l'obligation de gérer leur comptabilité selon les normes établies dans le Plan Comptable Général (PCG). Ce document formel est défini et mis à jour chaque année par l’Autorité des Normes Comptables (ANC).

Vous devez ainsi répertorier et enregistrer de façon chronologique toutes les opérations financières et économiques tout au long de l'année (exercice comptable) : vos achats, vos ventes (produits et/ou services), vos cotisations sociales, les différentes taxes et impôts, etc. Ces flux enregistrés génèrent des écritures comptables.

Vous devez également conserver toutes les pièces justificatives de vos dépenses professionnelles et établir des factures conformes.

Les sociétés et les entreprises individuelles qui ont opté pour le régime fiscal du réel simplifié doivent en plus réaliser un inventaire et établir leurs comptes annuels à la clôture de chaque exercie comptable (31 décembre lorsqu'il coïncide avec l'année civile). Les auto entrepreneurs (régime fiscal de la micro entreprise) ne sont pas concernés par cette obligation comptable.

Comptabilité de trésorerie vs comptabilité d’engagement 

Il existe deux méthodes pour tenir une comptabilité :

• La comptabilité de trésorerie : elle consiste à enregistrer chaque recette lors de l’encaissement et chaque dépense lors du paiement. Elle reflète donc les mouvements financiers réels, à l’image des flux en banque et en caisse. Elle nécessite certes moins de temps à consacrer à votre comptabilité, mais elle ne permet pas de bien anticiper les évenements. 
• La comptabilité d’engagement : en plus des encaissements et des paiements, elle implique d’enregistrer les créances et les dettes, c’est-à-dire les recettes et les dépenses dès lors qu’elles sont engagées (avant même d'être réglées). Cette méthode est certes plus chronophage mais permet une meilleure anticipation des difficultés; d'autant plus si vous créez vos propres tableaux de bord pour mieux piloter les performances de votre entreprise.

Des obligations comptables qui varient en fonction de votre régime fiscal

Le régime fiscal de la micro-entreprise (auto entrepreneur)

Le régime de la micro-entreprise s’applique par défaut tant que votre chiffre d'affaires (CA) ne dépasse pas les limite suivantes :

• 188 700 € pour les activités commerciales, de restauration ou d'hébergement.
• 77 700 € pour les prestations de services et les professions libérales réglementées

La micro-entreprise bénéficie d’obligations comptables réduites. L'auto entrepreneur doit seulement remplir de façon chronologique les livres comptables suivants :

• Le livre des recettes : doivent y apparaitre le montant, l'origine, le mode de règlement et la pièce justificative. Le total devant être effectué tous les 3 mois. 
• Le registre des achats : doit comporter les mêmes informations que le livre des recettes

Sans oublier évidemment les factures munies des mentions obligatoires, à remettre systématiquement aux clients professionnels et dans certains cas aux clients particuliers.

Bon à savoir : vous devez ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle dès lors que votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant 2 années consécutives.

Le régime réel simplifié

Le régime réel simplifié concerne les entreprises dont l’activité relève des BIC (bénéfices industriels et commerciaux). Il s’applique quand votre chiffre d’affaires (CA) est compris dans la fourchette suivante :

• Commerce, restauration et hébergement : entre 188 701 € et 840 000 €
• Prestations de service artisanales : entre 77 701 € et 254 000 €

Vous devez alors passer à une comptabilité d’engagement. C'est à dire remplir ces 2 livres comptables :

• Le livre journal : il enregistre tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise
• Le grand-livre : il reprend les écritures du livre journal en les classant conformément au plan comptable général (PCG)

Et produire les comptes annuels de votre entreprise : le bilan comptable, le compte de résulat et l'annexe. Un inventaire est donc nécessaire chaque année. Ces documents forment la liasse fiscale. Il est également possible de tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de l’année, tant que vous effectuez l'enregistrement des créances et des dettes en fin d’exercice.

Le régime normal d’imposition

Le régime réel d’imposition concerne les BIC dont le chiffre d’affaires dépasse :

• Commerce, restauration et hébergement : 840 000 €
• Prestations de service : 254 000 €

Le régime de la déclaration contrôlée

Équivalent au régime fiscal du réel des BIC, le régime de la déclaration contrôlée concerne les entreprises dont l’activité relève des BNC (bénéfices non commerciaux), dès lors que leur CA annuel dépasse 77 700 €. Il s’agit principalement des professions libérales, réglementées ou non.

Vous devez tenir une comptabilité de trésorerie, comprenant :

• Le livre-journal à actualiser quotidiennement
• Le registre de vos immobilisations et amortissements

Mais vous avez tout à fait le droit d'opter pour une comptabilité d’engagement si vous souhaitez piloter vos performances plus finement.

Quelles sont les entreprises concernées par le dépôt des comptes annuels ?

Le bilan, le compte de résultat et l’annexe

Les comptes annuels se composent des trois documents financiers suivants

• Le bilan représente le patrimoine de l’entreprise à une date donnée, avec l’actif d’une part (ce qu’elle possède) et le passif d’autre part (ce qu’elle doit)
• Le compte de résultat retrace l’ensemble des charges (dépenses) et des produits (recettes) à l’échelle d’un exercice comptable
• L’annexe : ce document complète et commente les informations contenues dans le bilan et le compte de résultat, en précisant notamment les méthodes comptables utilisées.

Toutes les entreprises qui relèvent du régime réel ont l’obligation de produire des comptes annuels. Les micro-entrepreneurs ne sont donc pas concernés. Le niveau de détail dépend de votre régime d’imposition : présentation simplifiée pour le régime réel simplifié, présentation complète pour le régime normal d’imposition.

Une obligation applicable aux EURL, SARL, SAS & SASU

Le code de Commerce impose le dépôt des comptes annuels à l’ensemble des sociétés commerciales : EURL, SARL, SAS et SASU. Inversement, les entreprises individuelles et les SCI ne sont pas concernées pas cette obligation. 

Chaque année, les sociétés commerciales doivent donc déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce compétent :

• Dans le mois suivant l’approbation des comptes 
• Dans les 2 mois suivant l’approbation des comptes si le dépôt est effectué par voie électronique. 

Il faut y joindre le procès-verbal de l’assemblée générale (PV d'AG) avec la résolution votée de l’affection du résultat, ou la décision de l’associé unique.

Est-ce qu’une entreprise est obligée d’avoir un expert-comptable ?

Vous pouvez tout à fait gérer votre comptabilité vous-même… tant que vous disposez des connaissances techniques fondamentales, et du temps nécessaire.

Selon votre business model et le volume des transactions, vous avez donc tout intérêt à faire appel à un expert-comptable. Pour sécuriser votre activité mais aussi pour optimiser votre gestion financière et vos revenus.

En faisant appel à un cabinet d’expertise-comptable vous bénéficiez de nombreux avantages :

• Vous vous appuyez sur les connaissances pluridisciplinaires de ce professionnel du chiffre : en comptabilité, fiscalité, juridique…
• Vous n’avez pas besoin de gérer la comptabilité en interne : vous économisez le coût du recrutement d'un comptable
• Vous pouvez vous consacrer entièrement à l’opérationnel et à votre stratégie commerciale
• Vous décidez de l’étendue de la prestation : tenue ou révision seulement des comptes, gestion de la paie,  prise en charge de vos obligations légales (juridique, fiscales et sociales)

Savez-vous que vous économisez environ 30% en vous tournant vers les experts-comptables en ligne ?

L’essentiel à retenir

L'étendue de vos obligations comptables dépend à la fois de votre secteur d'activité et de votre chiffre d'affaires annuel. Au-delà de cette obligation légale, n'oubliez pas que la compréhension des flux financiers est essentielle pour assurer la rentabilité et le développement de votre activité.

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