Comment fonctionne une entreprise de domiciliation commerciale ?
Déclarer un siège social : une obligation légale pour créer son entreprise
Le siège social correspond à l’adresse officielle de l’entreprise. Il doit être déclaré au moment de l’immatriculation de l’entreprise au Registre National des Entreprises (le RNE, qui remplace depuis 2023 le Registre du commerce et des sociétés et le Répertoire des Métiers).
L’adresse administrative et fiscale peut correspondre au lieu d’exercice de l’activité, mais ce n’est pas une obligation. En France vous pouvez tout à fait travailler d'un endroit et vous domicilier ailleurs.
Qu’est-ce qu’une activité de domiciliation commerciale ?
Les sociétés de domiciliation commerciale sont des prestataires spécialisés, qui fournissent une adresse et une boite postale à d’autres entreprises. Les deux parties signent alors un contrat de domiciliation, qui permet au futur dirigeant de disposer d’un siège social et de réaliser les formalités juridiques inhérentes à la création de son entreprise.
La domiciliation commerciale donne également accès à d’autres services, qui varient en fonction de la société de domiciliation :
- Gestion d’un standard téléphonique
- Réception et réexpédition du courrier, des recommandés et des colis
- Courriers scannés et transmis par email le jour même
- Location de salles de réunions
Le contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation doit être signé entre le domiciliataire (la société de domiciliation) et le domicilié (le dirigeant d'entreprise), pour une durée minimale de 3 mois. Il permet de fixer :
- Le tarif, généralement mensuel
- Les options souscrites
- La durée d’engagement et les modalités de reconduction.
Une fois le contrat signé, une attestation de domiciliation est remise, à joindre au dossier d'immatriculation de l'entreprise.
Attention à ne pas confondre le contrat de domiciliation commerciale avec un bail commercial : le bail commercial permet à un propriétaire de mettre à disposition un local à usage commercial en contrepartie d’un loyer.
L’agrément préfectoral
La domiciliation commerciale est une activité réglementée. Les sociétés de domiciliation doivent donc justifier d’un agrément préfectoral, délivré sous les conditions qui suivent :
- Immatriculation au RNE
- Caractéristiques des locaux : les locaux ne peuvent pas être à usage d’habitation principale ou à usage mixte professionnel. De plus, la société doit en être propriétaire ou locataire
- Configuration des locaux : les domiciliés doivent pouvoir disposer d’une salle pour assurer la tenue et la confidentialité des réunions de la Direction.
- Honorabilité du représentant légal de la société
Pourquoi passer par une société de domiciliation ?
Où domicilier son entreprise quand on n’a pas de local commercial ?
Toutes les entreprises n’ont pas les moyens d’acheter ou louer un local commercial, en particulier en début d’activité. D’autres n’en ont tout simplement pas l’utilité, comme les prestataires de service exerçant à leur domicile ou directement chez leurs clients. Les rédacteurs Web, les graphistes et les consultants notamment.
Ces entrepreneurs choisissent généralement de fixer leur siège social à leur domicile personnel, pour des questions de simplicité et de coût.
À savoir que plusieurs précautions doivent être prises avant de domicilier son entreprise chez soi :
- Certaines clauses dans le bail d’habitation, le règlement de copropriété, ou encore les règles d’urbanisme peuvent interdire la domiciliation à son adresse personnelle
- L’adresse d’une entreprise est publique : domicilier son entreprise chez soi revient donc à divulguer une partie de sa vie privée
Au vu de ces inconvénients, beaucoup d'entrepreneurs se tournent vers la domiciliation commerciale.
D’autres alternatives existent, telle que la pépinière d’entreprises. Mais cette structure définit ses propres critères et ne propose pas une solution durable : la domiciliation en pépinière d’entreprises est limitée à 48 mois.
Les auto-entrepreneurs sont-ils concernés ?
Le terme « auto-entrepreneur » désigne en fait les entrepreneurs qui ont opté pour le statut juridique de l'entreprise individuelle (EI) et le régime fiscal de la micro entreprise. À ce titre, ils sont également concernés par l’obligation de déclarer une adresse postale, dédiée à leur siège social.
Dans la mesure où ce dispositif simplifié est souvent choisi pour démarrer une activité, ou our l’exercer en parallèle d’un travail salarié, il est rare que l’auto-entrepreneur dispose d’un local dédié. C’est pourquoi la domiciliation commerciale représente une solution idéale : rapide à mettre en place, elle est relativement peu coûteuse.
Bon à savoir : la domiciliation commerciale n'est pas réservée aux créateurs d'entreprise. Il est tout à fait possible de transférer son siège social au cours de la vie de son entreprise. Les raisons sont nombreuses.
Quelle société de domiciliation choisir ?
Des services adaptés aux besoins de votre entreprise
Il existe de nombreuses sociétés de domiciliation qui disposent de l'agrément préfectoral, aussi faut-il bien étudier leurs offres avant de prendre votre décision.
Lorsqu'un forfait est proposé, vérifiez bien ce qui est compris dedans, et quels sont les services facturés en sus. Faites également attention aux options proposées : certaines peuvent être inutiles selon votre situation. Par exemple, la mise à disposition d'un numéro de téléphone si vous avez déjà un portable professionnel.
Un autre point à prendre en compte : l'accessibilité et les modalités de contact avec vos interlocuteurs de la société de domiciliation. En effet, c'est à cette adresse que seront envoyés les courriers de l'administration (centre des impôts, organismes de recouvrement des cotisations sociales, etc.). Veillez à avoir un interlocuteur unique et facilement joignable.
Les atouts des cabinets de domiciliation en ligne
Pour sélectionner une société de domiciliation, sachez que vous n’avez pas à vous limiter à votre secteur géographique.
Les sociétés de domiciliation en ligne, telles que la notre, vous permettent d'obtenir votre siège social sans vous déplacer de chez vous. Les démarches sont dématérialisées, ce qui facilite le processus de création de votre entreprise, et la signature du contrat de domiciliation.
En raison même de leur nature, les sociétés de domiciliation en ligne vous offrent d’autres atouts :
- La réactivité : ces structures se démarquent des sociétés classiques par leur agilité, proposant des modes de communication adaptés à vos besoins
- La compétitivité des tarifs : grâce aux économies d’échelle, le prix d’une domiciliation en ligne est souvent moins élevé
Et pourquoi pas domicilier votre entreprise à Paris ?
La domiciliation en ligne vous donne accès à de nombreuses villes pour domicilier votre entreprise, y compris la plus prestigieuse : Paris.
Avoir son siège social à Paris est particulièrement valorisant pour l’image de marque de votre entreprise, associée au dynamisme de la capitale.
Alors que le coût d’un bail commercial à Paris est souvent prohibitif, la domiciliation commerciale vous permet de disposer d’une adresse parisienne à un prix défiant toute concurrence.
Autre avantage à ne pas négliger : les entreprises domiciliées à Paris bénéficient d’un taux de CFE (cotisation foncière des entreprises) parmi les plus bas de France. Cette taxe étant due par la grande majorité des entreprises, c’est aussi un élément à étudier avant de choisir le lieu d’implantation de votre entreprise.
L'essentiel à retenir
Les sociétés de domiciliation permettent à un entrepreneur de disposer d'une adresse postale et administrative à un coût très intéressant, comparé à un bail commercial. C'est une solution particulièrement adaptée aux entrepreneurs qui n'ont pas besoin d'un local commercial pour exercer leur activité indépendante.
Notre mission : vous accompagner dès la création de votre entreprise. De la domiciliation aux formalités juridiques pour commencer. Puis au fur et à mesure de vos besoins : la prise en charge de votre comptabilité et de vos obligations fiscales, le transfert de votre siège social, la gestion des convocations d'AG, etc. Contactez-nous dès maintenant !