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Comment faire pour domicilier son entreprise ?
L’obligation de donner un siège social à son entreprise
Toute entreprise doit justifier d’une adresse administrative, que l’on appelle couramment siège social (même si cette appellation s’applique plutôt aux sociétés). Cette adresse est à déclarer au moment de l’immatriculation de l’entreprise. Autrement dit, sa création. Cette obligation concerne tout autant les entrepreneurs individuels (EI), que les dirigeants de sociétés commerciales et civiles.
Elle sera utilisée pour tous les échanges avec l’administration fiscale, et apparaîtra sur l’ensemble des documents commerciaux : devis, factures, contrats…
Généralement, il s’agit du local commercial ou du bureau dont dispose l’entreprise. Mais il est également possible de domicilier l’entreprise à une autre adresse : chez le chef d’entreprise ou au sein d'une société de domiciliation qui dispose de l'agrément prefectoral. C'est ce qu'on appelle la domiciliation commerciale.
Les auto-entrepreneurs sont-ils concernés ?
Les entrepreneurs individuels ayant opté pour le régime de la micro-entreprise, qu'on appelle aussi auto-entrepreneurs, sont également concernés par l’obligation de domicilier leur entreprise.
Où peut-on domicilier son entreprise gratuitement ?
Se domicilier chez soi : une solution gratuite…
Fixer le siège social de son entreprise chez soi apparaît comme une solution naturelle pour beaucoup d’entrepreneurs :
- Soit parce qu’ils prévoient de travailler à domicile ou chez leurs clients, quand ils sont consultants par exemple
- Soit parce qu’ils souhaitent limiter au maximum les coûts, particulièrement en début d’activité.
Domicilier son entreprise chez soi est possible gratuitement, que l’on crée une entreprise individuelle ou bien une société, auquel cas, la domiciliation se fait chez le représentant légal.
Le fait d’être propriétaire ou locataire ne change rien, tant qu’il s’agit de la résidence principale du chef d’entreprise.
… mais qui comporte certains inconvénients
Pour autant, se domicilier chez soi n’a rien d’automatique. Il faut tout d’abord vérifier que rien ne s’y oppose dans le bail locatif, le règlement de copropriété et/ou les règles d’urbanisme.
En outre, il faut prendre en compte un autre facteur : domicilier son entreprise chez soi revient à diffuser son adresse personnelle. L’adresse administrative d’une entreprise est une information publique, que l’on trouve facilement avec une simple recherche sur Internet.
Or, tous les dirigeants n’ont pas forcément envie de divulguer leur adresse personnelle à leurs contacts professionnels. D’une part, la séparation entre vie privée et vie professionnelle est rendue plus difficile. D’autre part, les logements personnels sont généralement moins sécurisés que les locaux professionnels. Ils peuvent donc être ciblés par des malfaiteurs en raison du matériel qu’ils pensent y trouver.
Qui peut faire un contrat de domiciliation commerciale ?
Les pépinières d’entreprise
Les pépinières d’entreprises, qui accompagnent les jeunes entreprises, proposent différents services dont l’hébergement, autrement dit la domiciliation. Toutefois, cette option n’est ouverte qu’aux jeunes entreprises (moins de 6 mois d’existence juridique) pour une durée limitée : 48 mois au maximum. Chaque pépinière définissant ses propres critères de sélection.
Les espaces de coworking
Certaines structures de coworking proposent à leurs clients de domicilier leur entreprise. C’est une solution attrayante pour les professionnels qui démarrent une activité, car elle permet d’éviter l’isolement et de se créer un réseau professionnel.
Mais attention : chaque espace de coworking détermine ses propres règles et sa propre tarification. Il ne sera pas toujours possible de stocker du matériel ou de recevoir des clients de façon régulière. De plus, les places sont relativement limitées et onéreuses.
Les sociétés de domiciliation commerciale
Les sociétés de domiciliation commerciale sont des prestataires spécialisés qui disposent d'un agrément prefectoral. Ce dernier lui donne l'autorisation d'héberger juridiquement d'autres entreprises.
Il est possible de les solliciter en phase de création d’entreprise, mais aussi lorsqu’on souhaite changer d’adresse (transfert de siège social). Ce qui n'est pas forcément le cas pour les autres alternatives (pépinières et coworking).
Les sociétés de domiciliation ne se limitent pas à la fourniture d’une boîte postale et d'une adresse commerciale. Plusieurs services annexes sont disponibles, selon la structure :
- Réception des courriers et transmission par e-mail le jour même
- Réception de colis et réexpéditions
- Permanence téléphonique
- Location ponctuelle d’un bureau, d'un espace de travail ou d’une salle de réunion.
À savoir que l'agrément préfectoral qui l’autorise à exercer l’activité de domiciliation doit obligatoirement être mentionné dans le contrat de domiciliation.
Quel est le prix moyen d’une domiciliation commerciale?
Un coût inférieur à un bail commercial
Rappelons tout d’abord que le coût d’une domiciliation commerciale est inférieur au coût d’un bail commercial. Louer un local implique en effet plusieurs frais :
- Le loyer
- Les charges associées : électricité, charges communes au bâtiment, etc.
- Le versement du dépôt de garantie
Quels sont les tarifs généralement pratiqués ?
Plusieurs éléments font varier le tarif d’une domiciliation commerciale :
- Les services inclus dans l’offre de base
- La localisation géographique de la société commerciale.
On trouve un éventail d’offres allant de 25 € à 100 € HT par mois. Il existe même des tarifs indicatifs moins élevés, mais dans ce cas la principale prestation correspond à la fourniture d'une adresse. Ce qui in fine occasionne des frais supplémentaires, lorsque vous devez vous déplacer pour récupérer le courrier par exemple.
Quel prix pour se domicilier à Paris ?
Grâce à la domiciliation commerciale, tout entrepreneur peut fixer son siège social dans des lieux qui bénéficient d'une grande notoriété, y compris dans les quartiers les plus prestigieux de Paris. Le prix d’une domiciliation à Paris est situé dans la fourchette haute mais il reste sans commune mesure avec celui d’un loyer parisien, bien souvent rédhibitoire.
En plus d'un accès facilité, Paris bénéficie d’un taux de CFE (cotisation foncière des entreprises) parmi les plus bas en France. Cet impôt étant dû par la majorité des entreprises, il faut le prendre en compte dans votre budget prévisionnel au moment de choisir votre adresse professionnelle.
Au-delà du coût financier, il faut également considérer l’atout que représente l’image de marque de Paris pour une entreprise. L'adresse de votre siège social fait partie de votre stratégie commerciale !
Comment domicilier son entreprise à moindre coût ?
Sélectionner soigneusement les options
La domiciliation commerciale apparaît à bien des égards comme la meilleure solution pour domicilier votre entreprise. Si vous voulez optimiser le coût de votre domiciliation, plusieurs points méritent votre attention.
Prenez le temps de bien étudier l’offre de base incluse dans votre contrat, et les modalités de paiement. Il vous sera souvent demandé le réglement des 3 premiers mois puis un versement mensuel.
Surtout, sélectionnez uniquement des services dont vous aurez réellement l’utilité. Selon votre secteur d’activité, vous serez peut-être plus intéressé par la réexpédition de vos colis que par la gestion d’un standard téléphonique, ou inversement. Et si vos besoins évoluent, sachez qu’il est relativement simple d’ajouter des options par la suite.
Choisir une société de domiciliation en ligne
Les centres de domiciliation sont libres de fixer leurs prix. Pour réaliser des économies substantielles, orientez-vous vers les sociétés de domiciliation en ligne, à l'image de Domiciliation-enligne
Grâce à leur fonctionnement dématérialisé, leurs coûts sont réduits par rapport aux structures classiques, ce qui leur permet de proposer des tarifs de domiciliation très compétitifs. Sans oublier les atouts qui leurs sont propres :
- La possibilité de réaliser toutes les démarches sans se déplacer, via leur site Internet
- La flexibilité et la réactivité au service de leurs clients
L'essentiel à retenir
La domiciliation commerciale, qui s'adresse aussi bien aux créateurs d'entreprise qu'aux chefs d'entreprise installés, permet de disposer d'une adresse professionnelle rapidement et à moindre coût. Pour obtenir de meilleurs tarifs, nous vous recommandons les sociétés de domiciliation en ligne, telle que la nôtre pour externaliser la gestion de vos courriers.
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